Kako napisati poslovno pismo: pravila i preporuke

Bitan atribut bilo kojeg poslovanja jeposlovna korespondencija. Zaposlenici svakog poduzeća komuniciraju s kolegama i klijentima, s dobavljačima i potrošačima. Općenito, dnevna rutina svakog ureda nužno uključuje sudjelovanje u korespondenciji.

Unatoč činjenici da je dnevna većina unajmljenihzaposlenici u poduzećima i organizacijama šalju i primaju brojne poruke, a ne svi se pridržavaju utvrđenih normi i pravila kada su stvoreni. Ispada da nije tako jednostavno pisati poslovno pismo ispravno i ispravno. Postoji niz zahtjeva i predložaka koji se koriste u svijetu i koji se odnose na cirkulaciju dokumenata. Oni uključuju pravila pisanja poslovnog pisma, kao i glavne točke glede dizajna.

Pri pisanju poruke vanjskoj organizaciji ilisamo kolega u susjednom odjelu, treba se pridržavati strogog stila (s izuzetkom prijateljske korespondencije, za koje takva ograničenja nema). Ne koristite previše emocionalne riječi, čak i da biste opisali cijelu važnost transakcije ili oduševljenje testiranim proizvodima. Poslovno pismo mora biti jasno, sažeto i dostatno suzdržano.

Pokrenite poruku od primatelja. Ako je namijenjen zaposleniku organizacije treće strane, svakako navedite njegovo ime, mjesto primatelja i njegovo puno ime. U slučaju da dokument ostane unutar tvrtke, dovoljno je imati prezime s inicijalima (možete dodati zadano mjesto).

Poslovno pismo vanjskoj organizaciji trebalo bi(bez obzira na to će li se slati u elektronskom ili papirnatom obliku). Ako ga nemate, jednostavno možete navesti zahtjeve pošiljatelja u "zaglavlju" dokumenta.

Prije nego započnete s pisanjem teksta, trebaterazmislite o svojoj strukturi, prepoznajte glavne teze i ciljeve pisanja. U ovom slučaju postupak pisanja je mnogo jednostavniji. Da biste dovršili pismo slijedi potpis, koji označava ne samo prezime pošiljatelja, već i položaj, kao i naziv poduzeća koje predstavlja.

Prilikom slanja ponude potencijalnom klijentu ili partneru na kraju, svakako biste trebali izraziti zahvalnost na suradnji i nadati se daljnjem zajedničkom radu.

Osim pravila korištenja u poslovnoj korespondenciji,postoje preporuke. Na primjer, svaki dokument adresiran na određenu osobu treba započeti s riječima "poštuju" s punim imenom, a ne inicijalima. Nemojte koristiti kratice slovima, na primjer, napisati "uv." Ili skratiti poziciju primatelja, njegovo mjesto rada.

Najteže je međunarodnobudući da svaka zemlja ima vlastite nijanse komunikacije, a jezik na kojem je potrebno odgovarati stranim partnerima nije uvijek jasan autoru pisma, pa je potrebno koristiti usluge prevoditelja. Prije pribavljanja službi takvog stručnjaka, trebate pojasniti zna li pisati poslovno pismo na engleskom, ili je to besmislen doslovni prijevod. Ako se planira trajno zadržavanje stranog nakladništva, bolje je zaposliti zaposlenika koji tečno govori stranim jezikom kako bi na njemu sastavio poslovno pismo.

Općenito o tome kako će se dokument sastavitii kako je dizajniran, na mnogo načina ovisi o postizanju zadatka. Stoga, u svakom slučaju, nemojte podcjenjivati ​​važnost poslovnog etiketa pri komunikaciji.

</ p>