Pravilno upravljanje gotovinskom knjigom.

Knjiga gotovine je poseban oblik, ušto odražava sve transakcije vezane uz gotovinu. Uzima u obzir svaku potvrdu i izdavanje novca. Blagajnik mora voditi blagajnu. U bilo kojoj organizaciji, teoretski bi trebao biti samo jedna takva knjiga. Istovremeno, listovi su numerirani, laced, i pečat organizacije je stavljen na njih. Na kraju knjige bilježi se podatak o broju numeriranih stranica na kojima su glavni računovođi i čelnik poduzeća stavili svoje potpise. Međutim, ponekad organizacije koje imaju svoje jedinice (predstavništva, grane) ne mogu bez jednokratne gotovinske knjige jer vrlo je teško, a u nekim je slučajevima svaki prihod i odgovarajući gotovinski dokumenti svakodnevno u glavni ured. Osim toga, na prvom listu gotovinske knjige nalazi se linija namijenjena za označavanje strukturne podjele organizacije. To služi kao neizravni dokaz da je moguće održavati zasebnu gotovinsku knjigu svake podjele.

Zapisnik izvještaja blagajnika mora biti dvojakkopija (putem kopirnog papira). U tom slučaju, održavanje gotovinske knjige predviđa da prva kopija ostaje u njemu, a druga služi kao izravno izvješće blagajnika. Slučajevi su označeni istim redoslijedom. Redoslijed gotovinske knjige sprečava bilo kakve greške i ispravke koje nisu dogovorene. Međutim, nakon što se dogodi pogreška, mogu se izvršiti korekcije, što mora nužno potvrditi glavni računovođa i blagajnik.

Održavanje gotovinske knjige uzrokuje činjenicu,da se svi zapisi upisuju odmah nakon izdavanja ili primitka novca blagajniku. Na kraju radnog dana blagajnik izračunava ukupne iznose za sve transakcije za taj dan, identificira saldo na blagajni i, zajedno s novcem i dolaznim gotovinskim nalozima, prenosi izvješće računovodstvu. Nakon što je od blagajnika dobio sve potrebne dokumente, računovođa mora potpisati glavnu kopiju knjige.

Održavanje gotovinske knjige mora biti dnevno. U tom slučaju potrebno je preostali iznos novca preuzeti u blagajni na kraju svakog dana. Potrebno je reći da računovođe i drugi računovođe koji imaju pravo potpisivanja dokumenata novčanog odjela ne bi trebali ispunjavati dužnosti blagajnika. S obzirom na praćenje poštivanja pravilnog ponašanja knjige, treba ga provesti glavni računovođa.

Oba organizacija i pojedincapoduzetnici zahtijevaju da banke postavljaju ograničenje na saldo sredstava u blagajni. Svi iznosi koji prelaze navedeni limit moraju se predati kreditnoj instituciji. Zato banke zahtijevaju da apsolutno svi drže gotovinu. IP se smatra usporedo s bilo kojom drugom organizacijom. Međutim, to nije sasvim točno jer poslovni novac nije odvojen od osobnog novca. Stoga zakonski propisi ne stvaraju nikakva ograničenja na njihovu potrošnju.

Međutim, kao časnici za zajamorganizacije i zaposlenici poreznog nadzora vjeruju da bi aktivnosti poduzetnika trebale biti regulirane istim zakonima kao i rad svih pravnih osoba. Istodobno, u postupku povlačenja s računa poreza ili tijekom verifikacije računa u razdoblju istrage, porezne vlasti mogu zahtijevati predočenje gotovinske knjige. Ustrajavajući sami, često porezni inspektori spominju odgovornost i kazne. Zapravo, PI je odgovoran samo ako je prekršen potreban postupak za obavljanje poslova gotovine, ali ne zbog nedostatka novčanice.